Politique de confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ - PARECO RÉNOVATION+TOITURE

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, en complétant un formulaire, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez Pareco + inc., ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.


POLITIQUE DE GOUVERNANCE SUR LES MEILLEURES PRATIQUES VISANT À ENCADRER LA DÉTENTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (RP)

Afin d’assurer le respect par les intervenants de Pareco + inc de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelée Loi 25, nous vous proposons de valider et d’adapter au besoin les pratiques en la matière.


DÉFINITION D’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL :

Voici ce qui constitue un renseignement personnel :

  • Le nom, la race, l’origine ethnique, la religion, l’état matrimonial et le niveau d’instruction
  • L’adresse électronique, les messages de courriel et l’adresse IP (protocole Internet-cookie)
  • L’âge, la taille, le poids, les dossiers médicaux, le groupe sanguin, l’ADN, les empreintes digitales et la
  • signature vocale
  • Les revenus, les achats, les habitudes de consommation, les renseignements bancaires, les données sur
  • les cartes de crédit ou de débit, les rapports de prêt ou de solvabilité et les déclarations de revenus
  • Le numéro d’assurance sociale (NAS) ou d’autres numéros d’identification

Voici donc certains éléments à considérer et à mettre en pratique pour favoriser le respect des dispositions législatives dont la plupart entreront en vigueur en septembre 2023.


QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS ?

Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos

fonctions, y compris :

  • Des coordonnées professionnelles et/ou personnelles, comme un prénom, un nom, adresse(s), adresse(s)
  • électronique(s) et numéro(s) de téléphone;
  • Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication, des commentaires et
  • des réponses à des sondages;
  • Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de
  • facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement;
  • Des renseignements relatifs à des services, comme des détails concernant des services que nous vous
  • avons rendus;
  • Des renseignements relatifs au recrutement, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la
  • scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles et
  • d’autres renseignements pertinents à un recrutement potentiel;
  • Des renseignements sur l’utilisation du site Web et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur nos sites Web, votre interaction avec notre publicité et notre contenu en ligne, ou des renseignements recueillis au moyen de témoins et d’autres technologies de suivi;
  • Des photos et du contenu vidéo ou audio;
  • Tout autre renseignement personnel fourni.


Veuillez prendre note que si vous nous fournissez des renseignements personnels au sujet d’autres personnes (comme vos clients, vos administrateurs ou vos propriétaires véritables), vous devez vous assurer de les avoir dûment avisées que vous nous fournissez leurs renseignements et d’avoir obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements; Le cas échéant, les preuves du consentement qui nous a été donné (date, heure, moyen), dans des circonstances où un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels;


COMMENT COLLECTONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous collectons vos renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :


  • Lors de votre inscription à notre formulaire sur notre site internet;
  • Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
  • Lors d’échanges par courriers, courriel ou téléphone.

Nous collectons également des informations accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, y compris notre site Internet.


COMMENT UTILISONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels de l’une ou l’autre des manières indiquées ci-après, avec votre consentement ou, le cas échéant, selon une autre base légale. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :


  • Afin de fournir nos services ainsi que pour la conduite de nos affaires, pour administrer et exécuter nos services, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue entre vous et nous.
  • Afin de faciliter l’utilisation de nos sites Web et de s’assurer que le contenu est pertinent et pour s’assurer que le contenu de nos sites Web est présenté de la manière la plus efficace pour vous et pour votre appareil.
  • À des fins de marketing et de développement des affaires – pour fournir des détails sur les nouveaux services, de l’information sur les développements de notre organisation et de notre secteur et des invitations à des séminaires et événements lorsqu’une personne a choisi de recevoir de tels renseignements.
  • À des fins de recherche et de développement (y compris du point de vue de la sécurité) – pour réaliser des analyses permettant de mieux comprendre les exigences de nos clients en matière de service et de marketing et de mieux comprendre notre organisme et élaborer nos services et nos offres.
  • À des fins de recrutement – pour nous permettre de traiter des demandes d’emploi et d’évaluer si une personne répond aux exigences du poste pour lequel elle pourrait postuler.
  • Afin de satisfaire à nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques.
  • Pour faire respecter nos droits, pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires en matière de communication d’information ou pour protéger les droits de tiers.
  • Afin de nous assurer d’être payés – pour recouvrer des paiements qui nous sont dus et, s’il y lieu, pour faire exécuter de tels recouvrements en faisant appel à des agences de recouvrement de créances ou en prenant d’autres moyens juridiques (y compris en intentant des démarches judiciaires).
  • Afin de réorganiser ou de modifier notre compagnie – si nous entreprenons une réorganisation (par exemple, en fusionnant, en regroupant ou en cédant une partie de l’entreprise) nous pourrions devoir transférer une partie ou la totalité des renseignements personnels à un tiers applicable (ou à ses conseillers) dans le cadre de tout processus de vérification diligente ou de transfert à cette entité issue d’une réorganisation ou à ce tiers aux mêmes fins que celles énoncées dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou aux fins de l’analyse de toute réorganisation proposée.


CONSULTATION ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pareco + inc. doit s’assurer de respecter les paramètres suivants :


  • Limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes ayant la qualité pour les recevoir au sein de l’entreprise lorsque ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions;
  • Limiter l’utilisation des renseignements personnels : à moins d’une exception prévue par la loi, l’entreprise doit obtenir le consentement de la personne concernée pour utiliser ses renseignements une fois l’objet du dossier accompli.
  • Mettre en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits.


De plus, la loi prévoit que Pareco+ inc puisse transmettre des renseignements personnels d’un individu sur demande d’un tiers ou d’une organisation gouvernementale :


  • À son procureur;
  • Au directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
  • À un organisme chargé, en vertu de la loi, de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, qui le requiert dans l’exercice de ses fonctions, si le renseignement est nécessaire pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable au Québec;
  • À une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou pour l’application d’une convention collective;
  • À une personne ou à un organisme ayant pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions;
  • À une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée;
  • À des tiers en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide et lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence;
  • À un service d’archives dans certaines conditions et/ou après un certain délai;
  • À une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions;
  • À une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise;
  • À toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer un risque suivant un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin;
  • À son conjoint ou à l’un de ses proches parents dans le cas d’une personne décédée si ce renseignement est susceptible d’aider cette personne dans son processus de deuil, à moins que la personne décédée n’ait consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès;


CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La loi exige Pareco + inc mettre en place des règles applicables à la conservation et à la destruction des renseignements personnels.

Pareco + inc. doit donc documenter où se retrouvent les dossiers matériels et papier contenant des informations personnelles et limiter l’accès à ces dossiers aux personnes ayant besoin de disposer de ses renseignements. Par exemple, Pareco + inc pourrait réunir tous les dossiers comportant des renseignements personnels et les placer dans un ou plusieurs classeurs localisés dans une pièce à accès restreint et/ou barrés avec une serrure dont les seules personnes ayant besoin de les consulter peuvent disposer de la clé.


Exemple :


-Bureau fermé à clé hors des heures de bureau, Classeur barré à clé à accès limité aux personnes mentionnées précédemment

-Engagement de confidentialité et de destruction des listes signé par chaque membre de la direction -Dossiers RH : CV des postulants à un poste, dossier personnel et contrat des membres du personnel, dossier d’information sur les bénévoles etc.

-Base de données Avantage : Historique de l’ensemble des clients

-Historique des transactions et communications, Informations sur le client

-Sauvegarde des données chaque jour, copie disponible auprès de notre fournisseur à ses serveurs localisés à leurs adresse.

-Dossiers RH : CV des postulants à un poste, dossier personnel et contrat des membres du personnel, etc Directrice générale, comptable

-Production des payes et relevés fiscaux

-Dossier sécurisé et accès aux personnes autorisées seulement

-Autre


Localisation du ou des serveurs informatiques :

-Comme le serveur informatique utilisé par Pareco + inc est localisé dans ses locaux, doit s’assurer que l’accès au local concerné soit limité aux personnes devant avoir accès aux RP ou au personnel informatique chargé de l’entretien du serveur.


PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Poli􏰀que de confiden􏰀alité des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».


DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les personnes pour qui Pareco + inc. détient des renseignements personnels peuvent demander en tout temps que leurs renseignements personnels soient détruits, à l’exception des informations requises précédemment figurant aux reçus d’impôt pour une période de 6 ans).


COMMENT PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous suivons les normes généralement acceptées dans le secteur pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus. Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement que ces renseignements soient connus.


Cependant, aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique ne sont sécuritaires à 100 %. Nous ne pouvons donc pas assurer ou garantir la sécurité des renseignements que vous nous transmettez ou nous fournissez et vous le faites à vos propres risques. Nous ne pouvons pas non plus garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de nos mesures de protection physiques, techniques ou administratives. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées indiquées à la rubrique « Comment communiquer avec nous ». S’il survenait un incident de confidentialité touchant vos renseignements personnels, nous nous engageons à vous aviser dans les meilleurs délais suite à notre connaissance de cet incident. Nous prendrons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.


AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Des tiers fournisseurs de service et/ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services.

Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;

Des autorités gouvernementales et des orgacloudnismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;

L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial;

Nous n'utiliserons les renseignements personnels dans le seul but d’atteindre l'objectif principal et l'objectif légitime applicable pour lesquels ils ont été collectés, ou à des fins compatibles avec cet objectif principal.

L’organisme utilise les services de sites tiers, comme Facebook, YouTube, Google, pour promouvoir ses contenus et des offres.

Lorsque vous visitez notre site internet, ces tiers peuvent utiliser des témoins, pixels invisibles ou autres technologies similaires sur votre disque dur pour collecter ou recevoir des informations à propos de votre navigation sur le site internet et ailleurs sur Internet. Ces technologies permettent de diffuser des publicités pertinentes et ciblées en fonction de vos centres d’intérêt. Vous pouvez consulter les témoins et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. Nous vous conseillons de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.

Si vous souhaitez que des sites tiers stockent des témoins sur votre disque dur en vue de vous offrir de la publicité ciblée, vous pouvez activer cette option.


ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ DE LA PART DU PERSONNEL, D’UN CONTRACTUEL ET DES SOUS- TRAITANTS AYANT ACCÈS À DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Engagement de confidentialité de la part d’un tiers contractant ayant accès à des renseignements personnels. Compte tenu que Pareco + inc. peut décider de confier divers mandats à d’autres tiers et que l’exécution de ces contrats pourrait nécessiter le transfert et/ou l’accès par ceux-ci, à des renseignements personnels détenus par Pareco + inc.

Compte tenu que ces organisations ou tiers s’engagent à prendre toutes les mesures requises pour assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels détenus par Pareco + inc.

Il est convenu que le préambule fait partie intégrante du présent engagement.

Il est convenu que pendant la durée de mon contrat auprès de Pareco + inc. et suite à la fin de mon implication auprès de Pareco + inc. je m'engage et m'oblige à ne pas dévoiler ou divulguer à qui que ce

soit, directement ou indirectement, tout renseignement personnel d’un individu détenu par Pareco + inc. et auquel je pourrais avoir accès. Un renseignement personnel représente notamment et sans limiter la généralité de ce qui précède :

Le nom, l’état matrimonial et le niveau d’instruction; l’âge, l’adresse électronique, les messages de courriel et l’adresse IP (protocole Internet-cookie), les renseignements bancaires, les données sur les cartes de crédit ou de débit, les rapports de prêt ou de solvabilité et les déclarations de revenus, etc.

Je m'engage également à ne pas utiliser tout renseignement personnel pour des fins personnelles ou pour des fins autres que l’implication qui m’est requise par Pareco + inc.

Nonobstant toute autre disposition du présent engagement, je ne serai pas en défaut ou en contravention en raison d'une divulgation de renseignement personnel, si je suis contraint par la loi de divulguer cette information pour autant que j’ai fait les meilleurs efforts pour Pareco +inc. en temps opportun pour que Pareco + inc. prenne les mesures appropriées afin d'empêcher cette divulgation s’il y avait lieu.

Par ailleurs, je m’engage à ce que tout membre de mon personnel intervenant dans le cadre de ce contrat adhère au présent engagement. Cet engagement lie toute corporation et toute personne liée à la Pareco + inc. ayant accès aux renseignements personnels transmis par Pareco + inc. À la fin du contrat, je m’engage à ce que les renseignements personnels transmis par Pareco + inc. soient ensuite détruits sans copie de sauvegarde. »


QUELS DROITS UNE PERSONNE DÉTIENT-ELLE À L’ÉGARD DE SES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :


  • Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d'une somme monétaire, la personne peut ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements la concernant;
  • Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
  • Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons.
  • Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à leur nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion leur cause préjudice ou contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli)
  • Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle)
  • Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
  • Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions;


Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».


COMMENT COMMUNIQUER AVEC NOUS ?

Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivants :

Catherine Paré, directrice aux opérations Pareco + inc.

125 av de Mount Vernon, Mtl, Qc, H8R 1J9

(514) 488-4882, info@pareco.ca


COMMENT METTONS-NOUS À JOUR LA PRÉSENTE POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ?

Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.


POLITIQUE SUR LES TÉMOINS


CONSENTEMENT

En utilisant notre site Web https://pareco.ca, vous consentez à l’utilisation de témoins conformément à la présente politique concernant les témoins. Vous aurez vu une invitation à cet égard lors de votre première visite sur ce site Web; bien qu’elle ne s’affiche habituellement pas lors des visites subséquentes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions ci-dessous.


DÉSACTIVER LES TÉMOINS

Lorsque l’organisation paramétrant le témoin offre un outil de désactivation automatique à l’égard de ce ou ces témoins, nous indiquons le nom de cette organisation.

Si vous n’acceptez pas l’utilisation de ces témoins, veuillez les désactiver en suivant les instructions pour votre navigateur énoncées au site suivant (Tout sur les cookies informatique | All About Cookies) ou utiliser un outil de désactivation automatique, le cas échéant. Toutefois, certains services ne fonctionneront pas aussi bien si les témoins sont désactivés.

Après votre visite initiale sur ce site Web, nous pouvons modifier les témoins que nous utilisons. La présente politique concernant les témoins vous permettra toujours de savoir qui met en place des témoins, à quelle fin et quels sont les moyens pour les désactiver si vous la vérifiez de temps à autre.


QUELS TYPES DE TÉMOIN SONT UTILISÉS?

Les catégories de témoins utilisées par Pareco + inc et ses fournisseurs sont décrites ci-dessous.

Témoins Marketing

Ces technologies sont utilisées par les annonceurs pour diffuser des publicités qui correspondent à vos intérêts.

Témoins Fonctionnel

Ces technologies nous permettent d’analyser le comportement d’utilisation afin de mesurer et d’améliorer les performances.

Témoins Essentiel

Ces technologies sont nécessaires pour activer les fonctionnalités de base de notre service.



La politique concernant les témoins ne couvre pas les sites Web tiers

Veuillez prendre note que la présente politique concernant les témoins ne s’applique pas aux pratiques en matière de protection de la vie privée de sites Web tiers qui peuvent figurer dans des liens sur ce site Web ou être accessibles à partir de celui-ci, et que nous ne sommes pas responsables à l’égard de telles pratiques.

Changements touchant la politique concernant les témoins

Nous pourrions mettre à jour la présente politique concernant les témoins et nous vous encourageons à passer en revue la politique de temps à autre pour demeurer au fait de la manière dont nous utilisons les témoins.

La dernière mise à jour de la présente politique concernant les témoins date du 8 Novembre 2023.

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